USF : Utilisateurs SAP Francophones

Témoignage : Patrick Chatelin, Responsable de projet SAP chez Hitachi Computer Products (Europe) SAS.

Créée en Février 1991, Hitachi Computer Products assure l'approvisionnement et la fabrication pour le marché Européen de systèmes de stockage informatique commercialisés par Hitachi Data System. Les activités de production et toutes les principales autres fonctions de l'entreprise sont gérées avec le concours du progiciel SAP.

Pour l'administrateur de la base articles, la mise à jour de données articles dans un contexte de production industrielle représente une tâche récurrente fastidieuse qui réclame beaucoup de rigueur. Habitué à des processus encadrés par un système qualité ISO 9000, il était devenu logi­que, dès la fin 2005, de rechercher une solution qui permette d'accélérer et de fiabiliser les mises à jour de données article dans SAP. « Après avoir effectué des recherches sur le net, dans le cadre de notre mission de veille technologique, nous avons téléchargé des versions d'évalua­tion de produits répondant à nos besoins, au-delà du simple problème des mises à jour. À l'issue de tests, nous avons sélectionné transaction­SHUTTLE pour sa souplesse de mise en oeuvre et plus généralement pour son aptitude à réaliser des passe­relles, notamment entre les fichiers Microsoft Excel ou Access et SAP.» Au départ, c'est le responsable de la cellule approvisionnement qui a béné­ficié de l'outil. Depuis, les besoins ont évolué et les utilisateurs SAP d'Hitachi exploitent l'outil de façon beaucoup plus large. Le responsable projet a donc réussi à capitaliser sur cette expérience concluante en déployant l'outil Winshuttle le plus possible auprès d'autres utilisateurs de l'ERP.

Des scripts dédiés aux domaines fonctionnels et à l'administration SAP

Les domaines fonctionnels couverts par les nouveaux scripts développés par Patrick Chatelin, sont principalement liés aux achats. « Nous avons automatisé la création des comman­des d'achats sur la base de fichiers. Tous nos scripts fonctionnent avec des fichiers Excel en entrée. Dans le domaine de la mise à jour des articles, les fonctionnalités se sont étendues, puisque nous pouvons grâce à d'autres scripts, créer des vues magasins dans les fiches arti­cles, et flaguer certaines références pour les archiver. Nous avons égale­ment développé des scripts pour le domaine fonctionnel stock en relation avec notre système MES (Manufac­turing execution system) relatif aux données de production ».

Auparavant des données provenant du MES étaient ressaisies dans SAP, notamment les mouvements de trans­fert de stock physique pour alimenter les bords de ligne. Cette opération a été automatisée à travers des pro­cessus pilotés par runShuttle (version runtime de transactionSHUTTLE). Enfin, un autre domaine fonctionnel a été couvert, celui de la production et notamment la gestion des ordres de fabrication. Trois scripts ont été développés à cette fin pour assurer la mise à jour d'ordres de fabrication. Ainsi, la quasi-totalité des domaines fonctionnels est touchée par l'outil de Winshuttle.

« J'ai également développé des scripts dans le cadre de l'administra­tion du système SAP et notamment pour gérer des fiches utilisateurs et les autorisations de ces utilisateurs. Ces scripts me permettent de générer, voire de modifier en masse des profils utilisateurs. J'évite d'employer la fonc­tion standard de SAP pour des mises à jour en masse des utilisateurs car elle ne répond pas totalement à mes attentes. J'ai choisi de réaliser cette opération via transactionSHUTTLE. Un autre exemple, lorsque nous avions une grande quantité d'ordres de transport à mettre en production (plus de la centaine), il nous est apparu plus judicieux de développer un script afin d'éviter l'importation manuelle des ordres et d'automatiser le processus. Au global, je dispose d'environ trente scripts développés aussi bien pour l'administration du système que pour les utilisateurs des domaines fonctionnels ».

Le bénéfice réel

Lors de la création d'une commande d'achat comportant plus d'une cen­taine d'articles (cas fréquent), « Avec la transaction standard SAP, cette opération est particulièrement longue à effectuer et les erreurs de saisie sont possibles. Grâce au script que j'ai développé, la création de 100 lignes de commandes d'achat s'exécute en 30 secondes, tout en garantissant une saisie sans anomalie.

Le gain se mesure aussi bien en temps qu'en fiabilité mais également en termes de coût (le coût de déve­loppement d'un script WinShuttle est inférieur à celui d'un programme ABAP spécifique et ne nécessite pas de connaissance approfondie en programmation.»

Au même titre que la création de commandes d'achats, Hitachi a automatisé l'enregistrement des entrées marchandises. Lorsque des livraisons ont lieu sur les quais de réception, un document joint indique les articles en référence, correspondant à chacune des commandes. Ces informations sont communiquées par l'intermédiaire de fichiers émis par les fournisseurs. Hitachi a donc développé des macros Excel pour convertir la structure de ces fichiers afin de les rendre exploitables par transactionSHUTTLE, de manière à automatiser la saisie de tous les articles réceptionnés. Pour couvrir un besoin du domaine fonctionnel finance, nous étudions l'automatisation de la saisie des budgets au travers de WinShuttle en visant les objectifs : réduire les coûts, fiabiliser les données, accélérer les traitements de saisie et se focaliser sur les tâches à valeurs ajoutée autres que de la saisie.

Le support en tête

Outre l'intérêt du produit, le support technique assuré par Winshuttle est jugé particulièrement positif par le Responsable projet SAP d'Hitachi. Il s'est manifesté, non seulement pour des aides ponctuelles de support traditionnel mais également pour des besoins fonctionnels. « Prenons l'exemple de l'enregistrement des réceptions : nous nous sommes rendus compte que l'outil ne nous permettait pas d'obtenir exactement ce que nous voulions, c'est-à-dire que lorsque le script enregistrait les entrées de marchandises, les documents de réception ne s'imprimaient pas tous automatiquement. Cette fonction n'était pas prévue dans le logiciel. Nous avons donc sollicité le support pour nous aider à trouver une solution. Finalement le besoin est remonté à la R&D de Winshuttle et nous avons obtenu rapidement satisfaction. » Depuis, cette fonctionnalité est intégrée en standard dans la version de base de transactionSHUTTLE.

Hitachi utilise SAP R/3-4.6C modules PP, MM, SD, FI, CO, GRC.