USF : Utilisateurs SAP Francophones

Interview de Xavier Lebeault

Quels sont les objectifs de cette nouvelle commission ?

Créée le 17 juin dernier, la commission Corporate Consolidation & Reporting est l'aboutissement de plusieurs mois de lobbying auprès de SAP pour réactiver l'ancien Bureau du Club Utilisateurs Cartesis Magnitude.

Pour comprendre notre cheminement jusqu'à la commission, il faut revenir à l'époque où Cartesis avait su établir une relation de proximité avec ses grands clients. Auparavant, Cartesis dialoguait avec ses utilisateurs à travers un Club Utilisateurs et un Bureau du Club Utilisateurs composé d'une douzaine de grands groupes du CAC40 et deux grands groupes Suisses.

Au fil des acquisitions (Cartesis par Business Objects et Business Objects par SAP), nous avons constaté de manière presque unanime, que la notion de partenariat se diluait et que la qualité de service du support, ainsi que la relation commerciale se dégradait. Devant l'impression de ne plus avoir d'interlocuteur (la dernière réunion du Bureau était en Octobre 2007 lors d'un show de l'éditeur à Bruxelles), nous avons essayé en vain de rétablir un dialogue. Du coup, avec d'autres Responsables de Systèmes d'Informations Financiers Corporate, nous nous sommes réunis à plusieurs occasions pour finalement décider le 3 Avril dernier de constituer un Club Utilisateurs avec les treize groupes du CAC40 que nous représentions. Un courrier cosigné des treize Groupes a été envoyé à la Direction de SAP France (Mr. Pascal Rialland) pour qu'elle prenne acte de la création du Club Utilisateurs, qu'elle nous reçoive et qu'elle nous nomme un interlocuteur pérenne.

Une réponse n'a pas tardée et une première réunion a été fixée le 12 Mai dans les locaux de l'USF. Cette réunion nous a permis de prendre connaissance de l'USF et de renouer le dialogue avec SAP. Nous avons pu réitérer l'importance de Magnitude dans nos groupes qui consti­tue souvent l'unique système d'information financier groupe ainsi qu'évoquer nos points de mécontentements (l'arrêt de la maintenance de la version 10SP2 fin 2009, support Magnitude dans l'organisation SAP, ...).

L'USF nous a paru le véhicule adéquat pour nous représenter et nous avons décidé, en séance lors de cette réunion, de rejoindre l'USF comme Groupe de Travail de la commission Gestion Finance. Devant l'intérêt du sujet, nous avons très rapidement converti ce groupe de travail en Commission dédiée que nous avons nommé Corporate Consolidation & Reporting.

Notre objectif est simple et commun je crois, à tous les Clubs Utilisateurs, c'est-à-dire :

· Promouvoir nos besoins dans la roadmap de l'éditeur

· Échanger sur les meilleures pratiques autour de la maîtrise d'ouvrage, la maîtrise d'ceuvre et l'administration.

. Bénéficier d'un relai efficace auprès de l'éditeur.

Le périmètre se limitera à toutes les solutions applicatives ou techniques, et les bonnes pratiques qui concernent les fonctions Corporate de Consolidation, de Reporting et de Budget.

Quel est le type de profils des utilisateurs de la commission ?

Les personnes qui participent aux réunions sont généralement des Responsables de SI Finance qui gèrent en fonction des groupes soit uniquement les applications de Consolidation et de Reporting, soit toutes les applications Corporate Finance. Ils sont souvent rattachés aux Directions Financières et jouent le rôle d'interface entre le métier de la finance et la direction informatique. Leur rôle consiste à traduire et mettre en oeuvre les besoins des utilisateurs dans les applications de Corporate Finance. Ils assurent également le support utilisateur (helpdesk), la maintenance évolutive et la gestion de projet autour de ces applications. Nous avons deux autres populations que nous souhaiterions rassembler plus largement et qui sont :

· Les utilisateurs finals qui consolident ou consomment l'information issue de ces applications i.e. les consolideurs et les contrôleurs.

· Les administrateurs techniques en charge des plates-formes qui hébergent ces applications.

Pour cela, nous avons créé des Groupes de Travail qui devraient adresser les besoins de ces différentes populations.

Pourquoi avez-vous constitué une commission à part entière au lieu de créer un groupe de travail rattaché à l'actuelle commission Gestion-Finance ?

En fait, nous nous sommes réunis la première fois sous l'égide d'un Groupe de Travail.

Nous avons décidé de constituer une Commission pour deux raisons :

· Les thèmes traités par la commission Gestion Finance, nous sont apparus, selon notre com­préhension, comme différents des nôtres. Pour comprendre la différence, il faut en revenir à la structure des Groupes que nous représen­tons. Nous sommes souvent organisés en X Branches (ou Pôles ou Métiers), elles-mêmes sous divisées en Y Divisions (ou sous-groupes ou Activités) qui représentent chacune Z enti­tés juridiques ou BU. La commission Gestion Finance va traiter des problématiques de Gestion Finance au niveau Division et/ou de groupes homogènes en termes d'activités et de systèmes. C'est pour cela que nous avons dans nos groupes de nombreux représentants au niveau de la commission Gestion Finance, mais ils sont issus de nos Divisions ou Sous- groupes. En revanche, la Commission Corpo­rate Consolidation & Reporting adressera les problématiques du Groupe et des Branches qui sont souvent gérées par les fonctions Corporate du groupe.

· Traiter les 13 thèmes d'échanges, que nous avions identifié préalablement à notre intégration à l'USF via un Groupe de Travail, ne nous a pas paru envisageable, compte tenu des outils mis à disposition pour échanger et partager.

Ces deux points combinés à l'intérêt général d'échanger et de partager autour des thèmes identifiés nous a naturellement conduit à créer une commission et regrouper nos thèmes en 4 Groupe de Travail pour couvrir tous les profils utilisateurs. Ceux-ci sont : - RoadMap, - Best Practices (Administration Fonctionnelle et Technique), - Migration (thème d'actualité), - Diffusion de l'information.

Parmi toutes les sociétés représentées à la commission, y'a-t-il des entreprises qui utilisent Cartesis sans SAP ?

Oui. Il est difficile de répondre précisément mais nous avons prévu d'effectuer un recensement pour cartographier les plates-formes techniques et les solutions applicatives de nos adhérents. Connaître le contexte d'utilisation, sur quelle base de données, etc. sont autant d'informations précieuses pour dialoguer et échanger objectivement avec d'autres utilisateurs. Sans cette qualité de l'échange, nous serions obligés de limiter notre connaissance à l'information véhiculée par l'éditeur ou par l'intégrateur tiers avec bien souvent, moins de réactivité et d'objectivité. De plus, nous constatons fréquemment, que même si nous avons des métiers différents, nous avons une plate-forme technique assez similaire et que les problèmes que nous rencontrons sont assez semblables.

Quelles ont été les sujets débattus lors de votre première réunion de commission qui s'est tenue en septembre ?

Nous avons évoqué avec les représentants de SAP la politique de tarification, le support et les services associés ainsi qu'une réponse à notre demande concernant la fin de la maintenance de la version Cartesis Magnitude 10SP2.

Concernant la fin de la maintenance, la pro­position orale faite par notre interlocuteur SAP, Charles Parat, était une bonne nouvelle mais nous attendrons les détails et la formalisation de celle-ci pour nous prononcer.

Concernant le support, la présentation a été confuse et n'a fait qu'augmenter les craintes de nos adhérents. En effet, nous avons vécu un vrai «saut de l'ange» lors du passage du support Cartesis de proximité au support impersonnel «SAP Support Portal » (accessible via le portail « SAP Service Market Place ») et même si nous avons constaté des progrès, plus d'1 an après le passage sur le «SAP Support Portal », les explications du type « The bigger the better » pour justifier de nouveaux interlocuteurs et une nouvelle centralisation du point d'entrée ne nous ont pas rassurées, comme en témoignent les commentaires qui ont fait suite à la présentation.

Nous attendions une roadmap claire et précise entre les services d'aujourd'hui et de demain, une explication par rapport au passage graduel des taux de maintenance à 22% pour nous rassurer sur nos préoccupations qui sont pourtant concrètes et simples. Elles concernent la gestion de la maintenance corrective (services packs, ...) et évolutive (nouvelles versions) sur les plates-formes de production.

Quel était le taux de la maintenance ?

Tout dépend des groupes. Généralement 18, 15 pour certains et pour les licences les plus anciennes. La tentative « indélicate » de SAP d'imposer un taux à 22% n'a pas fonctionné pour la plupart qui sont protégés juridiquement par des contrats.

Comment le retour d'expérience Veolia été accueilli ?

Les retours d'expérience sont toujours bien accueillis. Pour celui-ci, il s'agissait d'un focus très « administration fonction­nelle » de l'organisation de la consolidation autour de SAP FC (ex-Magnitude). Il est très intéressant de voir comment un groupe qui consolide 2600 filiales, à travers 30 paliers et jusqu'à 4 niveaux successifs pour plus de 3000 utilisateurs, s'organise. Les choix des groupes divergent en termes de gestion de cette organi­sation entre ceux qui internalisent à travers des cellules spécialisées et ceux qui externalisent.

En résumé, quel est votre sentiment après cette première réunion ?

Nous avons renoué avec l'envie d'échanger, de partager nos expériences et nos meilleures pratiques autour de la maîtrise d'ouvrage, la maîtrise d'oeuvre et l'administration. La structure et les moyens que nous apportent l'USF va nous permettre de développer nos ambitions à grande échelle en bénéficiant d'un relai efficace auprès de l'éditeur.