USF : Utilisateurs SAP Francophones

La gestion des demandes d'approvisionnement et de catalogues électroniques

Par Alexandre Vanot. Partenaire : Capgemini. Module de base : SRM (supplier Relationship Management) et SRM-MDM (Master Data Management).

Le projet e-shop a été développé dans le cadre d'une solution d'approvisionnement par intranet réalisée à travers des catalogues électroniques, et couvrant principalement les achats du secteur tertiaire : prestations, informatique et télécom.

Il visait à remplacer une application utilisée jusqu'à présent avec EDF et permettait d'élargir le périmètre structurel (intégration de filiales par exemple), de permettre son adaptation aux spécificités du Groupe, d'étendre les fonctionnalités et également d'agrandir les natures d'achats couvertes à des prestations intellectuelles, de la logistique industrielle et même certaines natures d'achat métier (comme des tubes par exemple).

Plus précisément, GDF Suez souhaitait mettre en place des processus de demandes d'approvisionnement structurés à partir de catalogues directement hébergés sur des sites fournisseurs ou d'un macro-catalogue hébergé en interne issus des catalogues transmis par des fournisseurs, mais référencés selon les règles de l'entreprise.

L'application s'appuie sur les modules SAP SRM, SRM-MDM pour la gestion des catalogues, EP pour le portail d'accès, BI et SAP XI pour la transmission des commandes fournisseurs en XML. Le tout étant, bien entendu, interfacé à plusieurs systèmes SAP R3 (commandes et réceptions) et aux systèmes de messagerie Outlook et Lotus Notes. Le lien entre SRM et R3 est automatiquement réalisé à travers une réplication des données. De cette manière, l'ensemble des fonctions est parfaitement intégré et se connecte naturellement au processus de traitement des factures fournisseurs existant.

GDF Suez a lancé le projet e-shop au second trimestre de l'année 2007 pour aboutir à la mise à disposition de l'application sur les deux sites-pilotes fin 2007 (1 ère étape de 600 utilisateurs), puis un déploiement sur l'ensemble du périmètre prévu, à savoir près de 4.000 utilisateurs. L'intégration de périmètres complémentaires (nouvelles filiales) est actuellement en cours.

Le planning très tendu était, entre autres, imposé par l'échéance de fin de contrat de maintenance avec la place de marché liée à la précédente application. L'opération a été menée par la DSI pour la maîtrise d'oeuvre (MOE), en partenariat avec Capgemini, tandis que la maîtrise d'ouvrage (MOA) fut conduite par la direction des achats.

Dans ce cadre, Capgemini a en par­ticulier réalisé l'implémentation des nouvelles applications (SRM, SRM­MDM, XI, EP, BI) grâce à une équipe d'une quinzaine de personnes. Cette équipe s'est notamment consacrée au module de gestion des catalogues (SRM-MDM) qui était encore un produit relativement jeune et nécessitait donc la réalisation de plusieurs maquettes et des conceptions itératives.

Les facteurs clés du succès : Quelles ont été les difficultés ren­contrées et les facteurs clés du succès ?

« Au cours du projet, nous nous sommes heurtés à cinq difficultés majeures, liées en particulier à la jeunesse de l'outil SRM-MDM :

• La première concernait la non- maturité de la première version de SRM-MDM et l'absence d'expérience qui en résulte. Nous avons donc eu recours à plusieurs maquettes (POC) et à la réalisation de conceptions itératives.
• La seconde était liée la difficulté à créer du spécifique, ce qui dans le cadre d'un développement d'un nouveau projet est à la fois une contrainte pour garantir l'adéqua­tion aux besoins, mais aussi un avantage pour permettre à terme, une maintenance au meilleur coût.
• Nous avons également constaté une certaine fragilité de l'outil dans sa première version, ce qui nous a conduit à automatiser au maximum le flux de publication, ainsi qu'adap ter le processus métier avec la création d'un back-office chargé d'une
  ultime vérification avant publication.
• En quatrième lieu, l'utilisation d'un site-pilote a mie en évidence quel­ques faiblesses de performance qui ont pu être rapidement levées mais qui nécessitent d'effectuer des tests de charge par rapport au nombre d'utilisateurs actifs et au volume de données manipulées.
• En dernier lieu, nous avons constaté, toujours grâce au pilote, des diffi­cultés dans l'appropriation de l'outil par les utilisateurs occasionnels que sont les acheteurs. En phase de déploiement nous avons utilisé trois parades : l'automatisation au maximum du flux de publication, l'utilisation par les acheteurs d'un portail pour accéder à l'outil, ainsi que le découpage des activités (les acheteurs ne conservant que des activités à forte valeur ajoutée, comme la validation contractuelle des prix) » précise Alexandre Vanot, responsable du projet e-shop chez GDF Suez.

Les facteurs clés du succès se résument en quatre points :

• Disposer de ressources ayant déjà une expérience SRM-MDM.
• Rester dans la logique de l'outil.
• Se doter de processus stricts de gestion de la configuration (transports).
• Réaliser des maquettes des solutions.

En définitive, ce projet, conduit avec l'aide de Capgemini, a non seulement rempli sa mission, mais apporte aux utilisateurs pleine satisfaction et donne maintenant naissance à une nouvelle application dont le périmètre continue de grandir.