USF : Utilisateurs SAP Francophones

L'USF a présenter à l'occasion de sa convention annuelle 2008, un livre blanc sur la migration SAP ERP destiné à aider ses adhérents à réussir leur montée de version et à tirer parti de l'investissement consenti.

Réalisée par l'USF et ASK Conseil, l'étude a été commentée lors de la table ronde auquelle participaient des représentants de BearingPoint et de SAP

Les constats et enseignements

Sur la durée de la migration, on constate une bonne corrélation entre les données publiées dans le Livre Blanc et l'étude menée par BearingPoint : 60% des entreprises avaient réussi à réaliser leur projet migration en moins de 6 mois.

Les raisons de la migration

44% des entreprises interrogées déclarent migrer pour cause de fin de maintenance standard.

22% des répondants justifient l'Upgrade par des améliorations fonctionnelles et par le suivi de l'offre éditeur.

La quatrième raison la plus citée est l'augmentation des coûts liée à la fin de la maintenance standard.

La cinquième raison également la plus citée est l'augmentation de la couverture fonctionnelle. Le groupe de travail SAP chargé de la montée de version au niveau international est convaincu que les vrais moteurs de montée de version ne sont pas liés à des raisons de maintenance ou de problèmes techniques. SAP estime que les vraies questions à se poser sur la montée de version sont les suivantes : « Est-ce que je dois mettre en place une architecture orientée services, est-ce que je vais introduire de la mobilité, du portail ? Est-ce que j'utilise des widgets et comment puis-je mettre en oeuvre tous ces éléments avec mon système d'information ? À quel coût, dans quels délais ? ». Dès lors, si cette vision à moyen ou à long terme des objectifs est claire, la question de la migration ne se pose plus car ECC 6, apporte les éléments de réponse et la migration ne devient plus une finalité en soi, mais un jalon dans le projet, le point de départ d'une nouvelle aventure.

A propos de stratégie de migration

Selon Ask, la question suscite une interrogation « politiquement incorrecte » sur la capacité des DSI à bâtir une stratégie. La première étude présentée en mars 2008 aboutissait à un certain nombre de constats :

1 er constat : la migration est un objectif technique.

2ème constat : la migration se déroule sans difficulté malgré les appréhensions.

3ème constat : L'opération est transparente pour les métiers et la direction générale. Elle est bien maîtrisée par les techniciens et tout naturellement, les DSI sont satisfaits de voir que le budget affecté à la migration est quasiment respecté. Or, un paradoxe apparaît : le DSI qui veille au respect de son budget-projet ne s'aperçoit pas ou ne cherche pas, la plupart du temps, à exploiter les opportunités de gains à court terme de cette montée de version. En particulier, sur la réduction des spécifiques, puisque chacun sait qu'aujourd'hui, une bonne partie d'entre eux ne sont plus réellement utilisés.

Voici quelques éléments très schématiques de réponse pour mieux comprendre les perspectives stratégiques de SAP ERP : tout d'abord l'offre SAP est perçue de façon inégale au niveau de la maturité des composants technologiques qui la constitue. Néanmoins, à travers l'étude des opportunités stratégiques, il émerge des avancées en termes d'ouverture, d'interopérabilité et d'accès facilité aux données. Le tout porté structurellement par le modèle SOA. On remarque par exemple que la migration apparaît comme une sorte de cheminement pratique pour accéder à SOA. Ce qui apparaît moins clairement, c'est la flexibilité stratégique face à des questions liées aux fusions/acquisitions.

Pour terminer, ce qui apparaît en revanche manifeste, c'est que des entreprises font l'effort de comprendre la nouvelle offre SAP à travers le nouveau modèle d'entreprise sous-jacent qu'elle induit. Dans ce cas, on dépasse le cadre d'une simple mise à jour. Au final, la question posée est la suivante : quel est l'effort de veille que les entreprises vont devoir effectuer pour construire leur route dans l'optique de rechercher une opportunité de différentiation, de compétitivité ou au contraire, de faible ROI ?

Les entreprises abordent l'aspect technique relativement spontanément. En revanche ce qu'elles abordent moins facilement et moins collectivement sans doute, c'est la trajectoire, en termes de système d'information d'entreprise, qu'elles veulent suivre et comment vont-elles mettre à profit cette nouvelle version et l'architecture proposée qui en découle. Elles se sentent un peu seules, voire dépourvues pour mener cette réflexion de nature culturelle. Dans quel modèle culturel les DSI vont-ils se projeter pour penser le système d'information de leur entreprise de demain ? Cette question n'apparaît pas, pour l'instant, avoir de réponse très claire dans la plupart des entreprises.

Les freins qui persistent

À propos des freins mis en lumière par l'étude, on ne remarque pas de changements fondamentaux par rapport à l'année dernière. On peut les classer en 3 grands pavés :

le ler frein est lié à la difficulté de justifier la montée de version au niveau de la Direction Générale et d'en obtenir le budget. (45% des cas). Le deuxième aspect a trait aux ressources nécessaires en termes de quantité et de qualité, c'est-à-dire de compétences, et à l'impact sur les utilisateurs en matière de conduite de changement à mener. Le dernier aspect, en voie de diminution, mais qui représente encore 1/4 des freins énoncés, relève d'un déficit de compréhension de l'offre SAP cumulé d'un déficit d'expérience d'upgrade. Il s'avère en effet qu'il existe encore des entreprises qui possèdent SAP sans jamais avoir vécu l'expérience d'une mise à jour. Donc le déficit des 2 cumulés entraîne un blocage relativement fort vis-à-vis de cette montée de version.

Le poids du spécifique

Le spécifique est un élément de poids dans la charge, la durée et la complexité d'un projet d'upgrade. Le premier conseil à donner est donc de vérifier la pertinence de ces spécifiques. Sont-ils vraiment toujours utilisés ? C'est quelquefois l'occasion unique de faire un peu de ménage dans son système. C'est en tout cas, une opportunité qu'il ne faut pas rater. Comme les enjeux économiques sont souvent très significatifs, cela constitue un bon moyen de gérer son patrimoine et il existe aujourd'hui des moyens techniques pour analyser précisément les spécifiques qui sont utilisés ou non. En revanche, cela pose souvent, in fine, la question de la relation avec les clients métiers, la relation avec le centre de compétence SAP ou plus généralement la DSI et les clients métiers. Quand on touche aux spécifiques qui, d'une certaine façon appartiennent à un client métier, on empiète sur son territoire, sa propriété. Cela entraîne une sorte de négociation qui est également l'occasion de remettre à plat la gouvernance du système SAP dans l'entreprise. Or, tous les DSI ou toutes les entreprises, ne souhaitent pas forcément rentrer dans un tel processus.

Le besoin de compétences

Au niveau des compétences nécessaires à la migration et au regard des freins, on observe la nécessité de disposer d'une grande agilité technique et managériale. Il reste 80% des entreprises qui doivent migrer et le retour d'expérience des 20% qui ont franchit le pas démontre qu'il existe des compétences en matière de méthodologie, de technologie et de ressources susceptibles d'aider les entreprises. Néanmoins, compte tenu du contexte économique, il va falloir faire preuve de beaucoup d'astuces méthodologiques pour que ces projets durent le moins longtemps possible et soient le moins coûteux. De plus, il sera indispensable de rechercher les opportunités de retour sur investissement afin d'obtenir l'adhésion du management. Et ce point là, appelé management de projet, va être essentiel. Dans le management de projet, la gouvernance est un élément essentiel parce qu'elle est la clef pour gérer le dialogue entre la DSI et ses nombreux clients. Elle va notamment se légitimer à travers le bénéfice escompté par le chef de projet en associant les utilisateurs, de manière à assurer une pleine exploitation des nouvelles fonctionnalités apportées par les solutions SAP.

Un nouveau modèle de SI

Tout éditeur se doit d'être en avance par rapport aux besoins de ses clients. Dans le cadre de cette migration, SAP pose une question aux entreprises : « Êtes-vous prêts à avancer avec moi dans la mise au point d'un nouveau modèle de système d'information pour l'entreprise dans un monde plus ouvert et plus interopérable ? ». Or, la question n'est pas neutre. Elle met bien en lumière le sens des évolutions stratégiques souhaitées par l'éditeur à travers cette migration, qui va bien au delà de simples améliorations. Les entreprises doivent alors légitimement s'attaquer à cette problématique tranquillement, patiemment en s'aidant des solutions de veilles essentielles pour mesurer l'impact et les apports en termes de création de valeur pour l'entreprise.

La migration comme élément perturbant dans les projets d'évolution

Un des freins de la migration est le gel de configuration qu'impose une migration, lorsque des projets sont en cours. Dans ce cadre, il faut inclure la migration dans la «road map» des projets déjà planifiés. Cependant, il est possible d'obtenir des gels progressifs, négociés par un comité d'arbitrage capable d'analyser l'impact des évolutions à prendre en compte, pendant le planning imposé par la migration. Toute cette analyse va conditionner le positionnement ou non de cette évolution dans le projet de migration.

Les conclusions

La plupart des migrations se sont opérées à ISO fonctionnalités, ce qui laisse entendre que la justification s'est fondée sur des critères techniques. Or, malgré toutes les fonctionnalités apportées en plus par ECC 6, très peu d'entreprises ont réellement tiré parti du potentiel de cette version. Parmi ses fonctionnalités, on retrouve en tête du peloton BW et, dans une moindre mesure, le portail. Malgré tout, ces composants sont relativement récents et il faut donc du temps pour les déployer. Quoi qu'il en soit, les enquêteurs s'étonnent de ce peu d'enthousiasme vis-à-vis de ces nouvelles fonctionnalités car la migration s'accompagne d'une renégociation du contrat de licence avec à la clé un coût plus élevé. Il est donc peu rentable d'envisager une migration sans bâtir une stratégie d'entreprise capable d'exploiter les nouvelles fonctionnalités. À cet égard, le livre blanc explore en toute objectivité, les opportunités et les bénéfices que chacun des composants peut apporter et donne des conseils sur la manière de les implémenter. Plus généralement, il propose les premiers éléments de trajectoire permettant à chaque entreprise de valoriser l'investissement de sa migration vers SAP ERP.