USF : Utilisateurs SAP Francophones

Témoignage de Jean-François Combe, IT Department - Logistic Purshasing and BI Manager

En 1999, Air France a décidé de mettre en oeuvre une solution baptisée Click2Buy pour structurer ses processus d'achats, d'approvisionnements et de gestion des stocks non aéronautiques. Auparavant, les processus étaient partiellement informatisés et les opérations souvent manuelles. Le manque d'interaction en temps réel entre les différents acteurs de la chaîne était manifeste. « Nous recherchions à l'époque un outil à même de conforter l'organisation des Achats qui structurerait, homogénéiserait et imposerait ses processus en les optimisant au passage. »
Le déploiement de Click2buy s'est alors inscrit dans le cadre d'un projet d'entreprise plus global, et notamment autour de l'axe intitulé "Rénover nos systèmes de gestion" avec comme objectifs principaux de maîtriser les engagements de dépenses, de standardiser et simplifier les pratiques et de garantir le respect des procédures Achats. Ce projet visait également à maîtriser les sources d'approvisionnement et à mettre en place un pilotage des fournisseurs avec des tableaux de bord de la performance.
La solution adoptée s'appuie sur deux applications informatiques du marché :
• SAP SRM 5.0 (Supplier Relationship Management), un module d'e-procurement qui sert d'outil d'expression de besoins, de validation des paniers et de réception des commandes. Basé sur une technologie Internet, ce module offre, en particulier, une grande simplicité d'utilisation et des possibilités d'automatisation accrues : accès à des catalogues fournisseurs, émission de commandes et réception de factures sous format électronique.
• SAP ECC 5.0 MM (Material Management), un module d'Achats et de Gestion des stocks.
Un ROI bien au-delà des ambitions initiales de la Compagnie
L'implémentation de la solution desti-née à faire appliquer la politique des Achats a permis de générer des gains Achats de l'ordre de 5% sur l'assiette des dépenses contractualisées, et ainsi de contribuer à la maîtrise des dépenses. Elle s'est révélée être très bénéfique par rapport à l'investissement global. La mesure du ROI effectuée à partir d'indicateurs de performance a aussi permis d'évaluer un gain de temps significatif obtenu sur chaque processus mis en oeuvre. Enfin, la solution a ouvert les portes de la dématérialisation des factures et de ses économies considérables en matière de productivité comptable et de diminution de coûts logistiques.
Synergie entre Air France et KLM
Auparavant chacune des Compagnies disposait de procédures distinctes. Lorsqu'en 2007, notre partenaire KLM a migré sur le SI Air France, le même niveau de maturité des processus Achats avait été atteint de part et d'autre. Néanmoins la nouvelle mission de l'outil devrait consister à aligner ces processus Achats : familles de produits et fournisseurs référencés, comme les organisations Achats fusionnaient. Air France employait SAP SRM 2.0 tandis que KLM utilisait SAP SRM 4.0. L'idée de converger vers SAP SRM 5.0 est alors apparue comme la solution la plus cohérente, même si à l'époque SAP n'avait pas encore d'expérience notoire en la matière sur ce type de montée de version. Or, tout s'est bien déroulé, les charges et les délais ont été scrupuleusement respectés.
Les deux Délégations aux Achats Air France et KLM travaillent depuis sur ce même outil. Cependant, il ne s'agit pas encore à ce jour d'une complète synergie qui recouvre la totalité des processus. Air France, en effet, a interfacé SRM avec SAP Corporate ECC 5.0 qui gère, entre autres, la Comptabilité et le Contrôle de gestion (Flux SAP SRM dit « Classique »). Le champ de compétence de SRM se borne donc à la gestion des paniers d'achats, au workflow de validation des dépenses et à la réception des commandes. KLM qui n'est pas doté de SAP pour son back-office comptable confie l'ensemble du processus achat à SRM (Panier, Workflow, Commande, Réception et facturation fournisseur) à travers le flux dit « Standalone ». Exemple de convergence réalisé, le workflow d'approbation a été uniformisé et la Direction des Achats du Groupe dispose depuis 2007 des mêmes seuils financiers pour la délivrance des autorisations de dépenses pour Air France et KLM. Avec le déploiement de SAP FI-CO chez KLM, la synergie sera totale et implémentée selon le flux SAP SRM dit « Classique Étendu ». A ce jour les trois scénarii cohabitent d'ores et déjà en parfaite harmonie.
Périmètre applicatif
La solution informatique que nous évoquons aujourd'hui est destinée à gérer tous les achats hors production des deux Compagnies. Cela concerne un budget qui dépasse le milliard et demi d'euros pour Air France et KLM. Sont en effet concernés tous les achats immobiliers, les contrats fournisseurs, les prestations intellectuelles, l'ensemble du matériel et des prestations informatiques, les contrats récurrents tels que le nettoyage des locaux, le matériel publicitaire et les imprimés, les campagnes de publicité, le matériel de piste, l'ensemble des opérations liées à la touchée avion, les prestations d'artistes comme les films diffusés à bord des avions etc. Au total, près de 130 000 paniers d'achats et 450 000 étapes de validation sont créés chaque année avec l'application SAP SRM. L'opération de mise en œuvre s'est effectuée selon un phasage rigoureux commençant par un site pilote, suivi par des mises en place progressives sur plusieurs milliers de services impactés. À noter que la communication et la conduite de changement effectuées autour de l'outil ont notablement contribuées au succès de l'opération.
En plus des acheteurs et des approvisionneurs, dont la filière a été créée à l'occasion du projet, la population d'utilisateurs peut être divisée en deux familles : les demandeurs qui créent les paniers d'achats et enregistrent les réceptions une fois la marchandise ou la prestation délivrée, et les valideurs (hiérarchiques et budgétaires) qui accordent leur feu vert après les vérifications d'usage. Ils sont répartis à raison d'environ 4 500 à Air France et 2 500 chez KLM et sont présents dans le monde entier. Parmi eux, une cinquantaine ont la double casquette Air France / KLM (par exemple à Sao Paulo au Brésil ou à Nice), une situation qui tendra à se développer à l'avenir.
Conclusion
La mise en place de cette solution a permis de fédérer rapidement autour des mêmes processus Achats l'ensemble des directions de l'entreprise. L'intégration native des différents modules a aussi rapproché les populations des demandeurs, acheteurs, contrôleurs de gestion et les comptables. Les informations sont à ce jour accessibles simplement et en temps réel. L'utilisation de l'application de restitution SAP BI 7.0 porte aujourd'hui la majeure partie du reporting nécessaire aux différents métiers concernés par les achats hors production du Groupe.
Bien entendu, la construction n'a pas été sans difficulté car la solution n'avait pas toujours atteint la maturité escomptée à l'instant souhaité. Par exemple les changements fréquents de l'ergonomie de l'application imposée par SAP à chaque nouvelle version, n'ont pas été sans conséquence pour la conduite de changement. De plus SAP a mis beaucoup de temps pour proposer à ses clients une solution efficace de gestion de catalogue pour remplacer son partenaire initial (Requisite).
En revanche de nombreux points positifs peuvent être soulignés. Le premier concerne la bonne appropriation de l'outil auprès des diverses populations (76% d'avis positifs à la dernière enquête de satisfaction utilisateur). Le second concerne la fiabilité de l'application. En effet, le taux de disponibilité est proche de 99%. Et enfin le troisième se réfère à l'intégration totale avec les modules financiers et de contrôle de gestion de SAP. Par rapport à la majorité des autres solutions du marché, cette intégration native est un point fort de l'approche générale de SAP. Très peu d'éditeurs peuvent prétendre à ce niveau d'intégration dans leur solution à moins d'effectuer des développements supplémentaires coûteux pour les clients. Dernier élément positif plus global à prendre en compte, l'aspect visionnaire et stratégique de SAP par rapport aux besoins des grands groupes notamment, même si le prix à payer n'est pas vraiment « indolore ».
Un sponsoring au plus haut niveau de l'entreprise, une politique ferme de respect au maximum des processus standards de l'éditeur et la volonté d'encapsuler des processus complexes au travers d'interfaces utilisateurs simples furent les principales clés de cette success story.