Par Annick Labelle, Responsable de domaine des applications Finance et Comptabilité chez Disneyland Paris, co-animatrice du groupe de travail trésorerie et par Valérie Berlot, co-animatrice du groupe de travail trésorerie
Avec l'internationalisation des marchés, les opérateurs privés et publics travaillent depuis de nombreuses années à la mise en place de standards mondiaux en matière d'échanges interbancaires. La nouvelle norme SEPA (Single European Payment Area) datant du ler Janvier 2008, remplacera les outils de transfert de fonds dans 31 pays (CB, VB, Prélèvement) afin de faciliter les échanges dans la zone Euro et au-delà. SEPA sera adopté entre 2010 et 2012 (2014 pour les derniers rentrés dans l'U-E). C'est ainsi que le 17 mars 2010, un Groupe de Travail Trésorerie s'est constitué à l'USF à l'initiative d'Annick et Valérie pour aborder, appréhender, éclaircir et comprendre cette nouvelle norme. Deux publics se sont réunis lors de cet échange. Un premier émanant de la sphère informatique (SI) et un second orienté métier, venant chercher de l'information et des réponses autour des conséquences, que cette norme va entraîner dans l'usage du progiciel SAP. Cependant, la connaissance de cette nouvelle norme était vague. Dès le premier GT, nous avons gagné en visibilité sur le dossier SEPA. En effet, cette première réunion a permis de lister les tâches à accomplir en remplacement des normes « ETEBAC » actuellement en vigueur, et de bâtir une feuille de route en partageant les bonnes pratiques. Premier constat, la problématique autour de SEPA se dessine au-delà du système SAP. Effectivement, la mise en place de SEPA pose une série de problèmes, tant au point de vue de la télécommunication, du format des fichiers, que du protocole de communication bancaire. SAP propose déjà des solutions standard et apporte également un module de communication bancaire. Dans les projets SEPA, la difficulté majeure tient notamment au fait que la norme impacte l'entreprise de manière transversale. Tous les corps de métiers sont concernés bien au-delà de la Comptabilité et de la Trésorerie. L'Informatique est impactée au premier chef mais également les départements Commercial, Marketing, Achat, Ressources Humaines, ainsi que le Juridique et le Contentieux. Dans le domaine Commercial, par exemple, la mise à jour des coordonnées bancaires du fichier clients (RIB remplacé par l'IBAN) va modifier le référentiel correspondant. Le seul passage du RIB au BIC et à l'IBAN implique de créer de nouvelles bases de données, d'imprimer de nouveaux formulaires, de modifier les factures et touche aussi bien à la comptabilité et à la facturation des entreprises qu'à la paie des salariés. L'autre nouveauté importante introduite par SEPA et que nous allons examiner, concerne les conditions de virement et de prélèvement car il oblige les entreprises à modifier leur processus de gestion des mandats et d'autorisation.
Lors du second GT (du 20 mai), les participants ont abordé les deux sujets majeurs, c'est-à-dire SEPA et la Trésorerie avec respectivement : la feuille de route SEPA, la présentation des couches de communication bancaire, les fonctionnalités de la communication bancaire BCM et les Enhanced Packages. Il faut savoir que l'USF et SAP travaillent en binôme pour la réalisation de chaque GT.
Le GT Trésorerie a aussi la vocation d'éduquer tout un public mandaté par les directions financières, pour analyser et comprendre les fonctionnalités du module Trésorerie au sein de SAP ERP, qu'il s'agisse des fonctions les plus basiques aux plus élaborées (Trésorerie étendue...). Pour ce public, l'ERP SAP est perçu comme un outil comptable, ce qui masque les avantages du système intégré. La plus grande difficulté tient à des réticences humaines et non à des facteurs technologiques. Or, la gestion de trésorerie au sein d'un système intégré, apporte un potentiel d'informations obtenu en amont de façon naturelle, en termes de prévisionnels de Comptabilité notamment. Par exemple, on peut lire automatiquement dans la position de Trésorerie le prévisionnel des campagnes de règlement. Au-delà de la gestion de Trésorerie quotidienne, on peut réaliser une planification budgétaire à partir d'un budget de Contrôle de gestion grâce à un outil comme SAP BW. Cette bibliothèque de fonctionnalités particulièrement riche et pourtant souvent ignorée, est bien illustrée au sein de l'USF, par des retours d'expérience qui suffisent largement à gommer ces réticences.