Retour d'expérience : Groupe DIffusion Plus
Le Groupe Diffusion Plus modernise son système d'archivage
Prestataire de services dans la chaîne de la communication directe, le Groupe Diffusion Plus vient de déployer une nouvelle solution complète d'archivage de documents en liaison avec son ERP SAP. Ce spécialiste des services en marketing direct et en gestion de clientèle a fait appel à l'éditeur Macro 4 pour l'aider à concevoir un système interfacé avec les modules FI et MM de SAP ERP ECC 6. Ce projet s'appuie sur la solution complète d'archivage Columbus DW (Document Warehouse) éditée par Macro 4 pour archiver les documents stratégiques de l'entreprise, notamment ceux liés à la finance et aux opérations commerciales. Cette solution d'archivage inclus à la fois la partie dématérialisation, l'indexation et le stockage à court, moyen et long terme afin de faciliter l'accès à des volumes importants de données à travers SAP. L'éditeur a également collaboré à l'interfaçage avec SAP afin de rendre l'application la plus homogène possible par rapport à l'ERP. Ainsi, les utilisateurs métiers du Groupe Diffusion Plus dispose dorénavant d'un accès facile et rapide à des milliers de documents, tels que factures, commandes d'achat et bons de livraison, à travers une solution qui améliore considérablement les relations entre les clients, partenaires et fournisseurs. La consultation de documents PDF s'effectue à travers un lien ArchiveLink avec l'ERP, de manière à rendre l'opération transpa­rente vis à vis de la transaction SAP. Auparavant les recherches manuelles étaient, non seulement fastidieuses mais également difficiles, compte tenu de l'implantation multisite de l'établissement. Dans une prochaine étape, souligne Laurent Paris, Res­ponsable Informatique du Groupe Diffusion Plus, il est prévu de mettre en place des processus d'archivage afin d'extraire des données de base et comptables anciennes contenues dans SAP pour optimiser l'espace disque, les temps de réponse, réduire les coûts de support et les positionner dans le référentiel documentaire, tout en étant conforme aux obligations légales.
À l'évidence, le système d'information d'une entreprise repose sur une masse de données principalement issues de documents confirmant ainsi leur importance au cœur de chaque processus métier. Le besoin de stockage et d'accès rapide aux documents critiques constitue un élément essentiel de bonne gestion. Ce besoin est d'autant plus crucial, face à contraintes légales telles que BALE II et Sarbanes Oxley. Au delà de se conformer aux exigences, l'ac­cès instantané à la réplique exacte des documents clients, comme les factures ou les relevés, permet aux services de l'administration des ventes notamment, de réduire le temps de traitement des demandes clients. De plus, le fait de pouvoir partager les informations essentielles comme les factures, les rapports et les bons de livraisons avec leurs clients et partenaires, permet aux utilisateurs SAP de Groupe Diffusion Plus d'éliminer les risques et délais liés aux processus papier. La solution Columbus Document Warehouse (DW) déployée au Groupe Diffusion Plus, constitue à ce titre un véritable "Entrepôt Documentaire". La solution intègre toutes les étapes nécessaires à l'archivage et à la restitution des documents. Cela comprend, la capture universelle de documents ; la compression et l'indexation automatique ; le "Docu­ment Mining" qui permet d'extraire et d'analyser les données contenues dans les documents ; la distribution et la traçabilité intelligentes à travers des workflows documentaires et enfin, des mécanismes de recherche et de restitution puissants.