Livre Blanc sur la Formation
Interview de Jean-Pierre Drulhe, Consultant pour la société Viaaduc et animateur du Groupe de travail Formation de l'USF présidé par François-René Durrieux, qui ont tous deux participé à la rédaction du Livre Blanc.
L'idée de la rédaction d'un livre blanc est née d'un souhait du Groupe de travail de pouvoir capitaliser les expériences autour de la mise en oeuvre des dispositifs d'accompagnement de déploiement SAP en phase d'exploitation. Il manquait, selon eux, des informations pour caractériser la méthodologie et/ou les bonnes pratiques à adopter.
Ainsi, le GT a estimé nécessaire de rédiger un livre blanc destiné à aider, informer et permettre l'adoption d'une méthodologie pour faciliter les changements au sein de l'entreprise. Comme le souligne Jean-Pierre Drulhe, « Ce n'est pas parce que la solution est opérationnelle que le besoin d'accompagner les utilisateurs s'efface...». En effet, les entreprises sont soumises régulièrement à de nouvelles contraintes au niveau de la législation, de changements d'organisation ou de mouvements de personnes, entre autres, qui justifient de nouveaux accompagnements des utilisateurs.
Ce livre blanc a donc pour objet d'intervenir à trois niveaux. Le premier concerne le développement des éléments de formation, le second touche à l'élaboration de la documentation utilisateur et le troisième se réfère au déploiement d'une assistance.
Même si la méthodologie proposée repose sur du « bon sens», c'est-à-dire sur des principes simples et intuitifs, il s'avère que beaucoup d'individus ont du mal à prendre le recul suffisant sur leur façon de travailler afin d'imaginer d'autres approches souvent plus efficaces. Subsiste également un autre problème constaté, celui des différences entre la vision d'un praticien du produit et d'un technicien du produit SAP. Chacun développe des compétences dans son métier et l'écart entre la connaissance technique acquise et la capacité à développer un outil pédagogique correspondant est souvent considérable. Dans ce livre, le sujet est abordé dans une logique de moyens plutôt que de besoins. La logique des moyens fait référence aux compétences techniques et les besoins, aux compétences pédagogiques.
Le premier travail a été d'iden­tifier l'élément problématique : «Quels sont les besoins à mettre en oeuvre dans le cadre du post- déploiement ?» La nature des difficultés est souvent d'ordre informatique, mais également un problème d'adaptation au changement par l'effort intellec­tuel que cela suppose et par les phénomènes de motivation qui vont fortement conditionner la rapidité d'apprentissage. À cet effet, le livre rappelle la nécessité de prévoir en amont du projet, le dispositif d'accompagnement post- déploiement pour être certain que les étapes suivantes se dérouleront sans difficulté, sans surcoût et que les utilisateurs concernés y seront sensibilisé.
Parmi les nombreux thèmes abordés, un point essentiel a été mis en avant : adapter les outils d'accompagnement en fonction de la phase du projet. Le groupe a défini un point central autour de la documentation utilisateur. Cette documentation doit être unique, modulaire, structurée et pilotée par un seul animateur. C'est un élément fédérateur complété par des actions ponctuelles de formation et d'assistance de proximité. Les deux axes fondamentaux que sont la documentation et l'animateur du dispositif permettront d'atteindre l'objectif de pérennisation à moindres coûts.