USF : Utilisateurs SAP Francophones

Gros succé d'audience lors de la dernière commission finance qui ponctue une année 2008 riche en débats.

Plus de 40 personnes, avec un mixte de profils issus de centres de compétences et de spécialistes de la finance, comptables, DAF, étaient donc présents « rue du Ranelagh ». L'autre raison de ce succès tient à l'ouverture de la commission aux adhérents de la com-mission chaîne logistique vis-à-vis du thème abordé, à savoir, la présentation de la solution SAP pour la dématérialisation des factures fournisseurs.

Jusqu'alors, les entreprises faisaient appel à des solutions tierces venant de partenaires avec lesquels de nombreuses expériences ont déjà eu lieu chez nos adhérents. La fonction déma­térialisation est dorénavant intégrée à l'offre de SAP par le biais de la solution provenant de la société OpenText qui proposait déjà cette offre de manière indépendante aux Etats-Unis. Parmi les présents, certains avaient déjà des solutions tierces et souhaitaient malgré tout prendre connaissance de la nouvelle solution intégrée de l'éditeur, de manière à vérifier si les fonctionnalités étaient supérieures ou non et quelles étaient les prévisions d'évolutions. D'autres, qui étaient sur le point prendre une décision en faveur d'une solution du marché, ont souhaité vérifier la pertinence de leur choix. De façon générale, les adhérents sont tentés de privilégier l'intégration eu égard aux futures montées de version et au support. Dans tous les cas, l'expérience a montré que les solutions de ce type ne sont pas magiques. En effet, la mise en place d'un sys­tème de numérisation des factures ne règle pas tous les problèmes automatiquement. En fait, elle est souvent le révélateur de disfonctionnements importants sur l'organisation des processus. Quelques exemples suffisent à le comprendre : lorsque le fournisseur transmet une facture, le n° de commande doit apparaître. Autre cas, si cette facture n'est pas associée à une commande, l'intégration dans SAP du document numérisé sera moins rapide. À travers ces deux exemples simples, on perçoit mieux la nécessité d'opérer un travail rigoureux sur l'ensemble du processus amont, afin de pouvoir pleinement bénéficier des fonctions de l'intégration automatique des docu­ments numérisés. Si cette étape préalable n'est pas réalisée, il faudra, lorsque la facture arrive (for­mat papier ou numérisé), chercher un signataire habilité, vérifier si la marchandise a bien été livrée, contrôler les prix. En revanche, lorsque la facture arrive consécutivement à une commande et que la marchandise a été reçue, le contrôle-facture dans SAP se fait automatiquement. La facture est comptabilisée dans SAP et on peut passer à la suivante. Cela est indépendant du fait qu'on ait ou pas un outil de scanning. Malgré ce travail préparatoire, il peut encore subsister des cas de figure où une commande n'a pas été émise, par exemple pour des achats très urgents ou pour la fourniture électrique, mais dans la plupart des cas, il existe des solutions dans SAP avec pour ce dernier cas l'utilisation d'une commande ouverte, mais tous ne l'utilisent pas.

L'autre phénomène à prendre en compte est que les solutions tierces ont bien évolué avec le temps. Au début, les OCR n'étaient pas très au point. Ils doivent pouvoir par exemple traiter des documents de mauvaise qualité (papier froissé, endommagé, pâle...). La pré­sentation faite en réunion montre que les principales avancées des solutions tierces sont aussi intégrées dans l'offre SAP.

Autre sujet également abordé en réunion, un retour d'expérience très instructif du groupe SANOFI sur l'intégration des relevés de banque. Il s'agit d'un moyen bien utile d'auto­matiser un certain nombre de traitements.

Par ailleurs, la commission souhaite créer de nouveaux groupes de travail et notamment un groupe dédié à la trésorerie. À la dernière com­mission plénière du mois de juin, une présenta­tion sur ce thème avait attiré peu de monde. Ce sujet a été ravivé car la solution trésorerie SAP a bien évolué. En fait le problème relatif à ce sujet tient au fait que beaucoup d'adhérents ont mis en place SAP à la fin des années 90 alors que les fonctions de trésorerie n'étaient pas assez développées et ne répondaient pas aux besoins des entreprises. Elles se sont donc équipées de logiciels externes interfacés ou non et beaucoup d'entre-elles emploient encore ces produits. Cela concerne, par exemple, les liaisons bancaires ou la gestion des couvertures. Aujourd'hui, les fonctions SAP sont plus étoffées, ce qui suscite un nouvel intérêt et justifie la création d'un groupe de travail Trésorerie. Celui-ci va prochainement être lancé et animé par Laetitia Perrier d'Audioptic, afin d'évaluer les fonctionnalités SAP, de voir si elles répondent au besoin et si l'on peut s'affranchir des autres logiciels utilisés jusqu'alors. L'enjeu étant d'homogénéiser le système et de réduire le coût des licences.

Autre sujet : la nouvelle norme SERI , qui définit les échanges électroniques entre les entreprises et les banques au niveau européen. Dans ce cadre il est important de réaliser une veille des fonctionnalités SAP pour être en mesure, le cas échéant, de proposer une solution au sein de l'entreprise pour répondre aux évolutions de la norme SEPA (voir ci-dessous).

La commission a également évoqué la loi de modernisation de l'économie pour veiller à se conformer à cette nouvelle réglementation. À partir du texte de loi existant, les adhérents sont plus particulièrement impactés par la partie qui vise à réduire les délais de paiement. Un partage

d'expérience a donc eu lieu pour savoir com­ment mettre à jour rapidement les conditions de paiement des fournisseurs à partir du 1 er janvier 2009. Cette opération est relativement simple à gérer car il existe une transaction qui permet de modifier en masse l'échéance de paiement. Les personnes sont donc confiantes, même si la loi peut entraîner un déséquilibre de trésorerie pour certaines entreprises. Certains membres de la commission ont demandé un bilan de tous les outils du marché permettant l'intégration ou la modification en masse de données, qu'ils soient internes ou externes à SAP. Enfin, dernier sujet abordé, celui de l'archivage avec plusieurs volets, l'archivage fiscal annuel des données, l'archivage des documents et celui des données.

Pour l'archivage fiscal, SAP a présenté sa solu­tion DART (Data Retention Tool). D'après certains adhérents, DART est assez rapide à installer. L'un des membres, qui a subi récemment un contrôle fiscal, a témoigné de l'efficacité de ce module. Grâce à DART, il a pu répondre à ses obligations en fournissant les documents demandés et n'a donc pas été pris en défaut. A noter que la solution mySAP ERP est certifiée NF Logiciel Comptabilité Informatisée.

SAP a présenté aussi les solutions SAP Archiving by Open Text permettant notamment l'archivage de tous les types de fichiers et de documents et la création d'un lien entre les documents et les transactions SAP. On peut ainsi archiver aussi bien un document entrant dans SAP qu'un document généré et consulter à tout moment un document archivé lié. Les enjeux de la mise en place de ces fonctionnalités sont larges avec des aspects de respect de la réglementation, mais aussi de réduction du TCO et de renforcement de l'efficacité opérationnelle. Nous vous engageons à vous reporter à la présentation en ligne sur le site de l'USF pour de plus amples détails.

Les futurs thèmes définis qui seront traités lors des prochaines réunions sont l'auto-facturation, la facturation client dématérialisée, la sous-traitance interne à un groupe, la montée de version ECCE d'un point de vue finance et la synthèse des enjeux métiers. Comme d'habitude, cette liste sera adaptée pour suivre les besoins liés à l'ac­tualité réglementaire, d'une part et les desiderata des participants, d'autre part.